기업 문서관리 “Cloud EDMS로 안전하게”

【서울=뉴시스】민기홍 기자 = 최근 기업문서관리에 대한 보안 사고가 빈번하게 일어나고 있다. 이는 직장인들이 개인용 클라우드 서비스를 업무 용도로 사용한 것이 그 이유 중 하나라고 볼 수 있다.

하지만 업무용 시스템에 최적화된 클라우드 스토리지를 이용하면 조직 내의 문서공유와 검색 및 보안 관리를 효율적으로 할 수 있다.

이런 가운데 ㈜트루넷(대표 김성훈)은 기존 클라우드 서비스의 편리성을 그대로 유지하면서 자료 유통 통제가 가능한 기업용 문서관리시스템을 개발해 Cloud EDMS 서비스를 론칭했다고 13일 밝혔다.

개인이 아닌 회사 스토리지 서버에서 기업문서를 관리할 수 있도록 만들어진 Cloud EDMS 서비스는 즉각적이고 효율적인 방법으로 업무를 처리할 수 있다는 장점이 있어 많은 기업들에게 인기를 얻고 있다.

Cloud EDMS는 액티브 클라우드(Active Cloud) 프로그램에 의해 업무PC와 동일한 업무환경을 구축할 수 있는데, 이는 Cloud EDMS 서버와 자동 동기화되어 어떤 로컬PC에서도 동일한 폴더로 작업이 가능하기 때문이다.

새로 생성된 문서가 자동 업로드되고, 수정한 문서를 실시간 반영할 수 있다. 또한 예기치 않게 파일을 분실해도 Cloud EDMS 서버에 접속하면 분실된 파일을 복원할 수 있기 때문에 안전하게 문서를 관리할 수 있다.

Cloud EDMS는 파일내용(본문) 검색이 가능한 검색엔진을 탑재하고 있다. 종전에 해당 자료를 다운로드 해야만 내용 확인이 가능한 업무를 새롭게 탑재된 검색엔진을 통해 손쉽게 워드, 엑셀, 파워포인트, 아래한글 등의 원하는 자료를 본문 검색 할 수 있다.

권한이 없는 다른 사용자의 접근 통제가 가능하다는 점도 Cloud EDMS가 가진 이점 중 하나다. 폴더 단위의 접근 권한 설정을 할 수 있고, 관리자가 할당한 만큼의 디스크 공간을 제공받을 수 있어 다차원적인 접근 허용이 가능하다.

이 밖에도 외부 사용자(협력업체)와의 편리한 자료 공유가 가능하고, OCR이 탑재된 Cloud EDMS를 이용해 종이 문서를 스캔해 이미지로 저장되어진 내용 문자로 검색할 수 있는 동시에 용량도 현격히 줄여 스토리지 공간을 줄일 수 있는 장점이 있다.

Cloud EDMS는 솔루션 판매뿐만 아니라 중소규모 기업들에게 SaaS(Software As A Service)서비스를 통한 임대형태 서비스(http://cloudedms.com)를 오픈한다.

국내 최초의 OCR서비스를 통해 종이문서를 디지털문서화할 수 있고 파일내용까지 검색 가능한 기업형 클라우드 스토리지 서비스로서 기대가 된다.

이와 관련, 김성훈 대표는 “기업의 자료를 개인별로 관리하는 개인 위주의 기업문화에서 벗어나, 중앙서버를 이용한 관리를 통해 기업의 지적 자산 유실을 막고 임직원 간의 빠른 공유를 실현하는 것이 선진 기업문화”라며 “Cloud EDMS 서비스를 통해 신속하고 안전한 자료 공유는 물론 원활한 의사소통으로 업무에 조금이라도 보탬이 되었으면 한다”고 말했다.

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